Controle de estoque de restaurante: como fazer e por onde começar
Controlar estoque em restaurante não é arrumar a despensa. É saber o que entrou, o que saiu e quanto isso custou, para o CMV sair certo.
Controle de estoque de restaurante é registrar o que entra (compras), o que sai (consumo e perdas) e o que sobra (contagem), com quantidade e custo. Ele serve a um objetivo principal: fechar o CMV com números verdadeiros. Sem saber o saldo, você não sabe quanto consumiu, e sem isso não sabe se o prato dá lucro.
Este guia mostra o mínimo que funciona, na ordem em que vale a pena montar.
Por que controlar o estoque do restaurante?
Existem três razões práticas, em ordem de importância.
1. CMV real. O custo da mercadoria vendida depende de estoque inicial, compras e estoque final. Sem inventário confiável, o CMV é estimado. Vale a pena ler como calcular o CMV antes de seguir.
2. Perda visível. Comida que estraga, cai ou sai sem registro não aparece em lugar nenhum. Com estoque controlado, a diferença entre o que deveria ter e o que tem mostra o vazamento.
3. Compra mais inteligente. Saber o que está acabando e o que está parado evita compra de emergência (mais cara) e capital preso em prateleira.
Um ponto de honestidade: o estoque de restaurante serve a custo e CMV. Ele não precisa ser uma operação de armazém, com endereçamento de prateleira, vários depósitos e pedido formal de compra. Se você controla o suficiente para saber saldo, validade e custo, está bom.
Como funciona o CMV com estoque?
A conta é simples:
CMV = estoque inicial + compras − estoque final
Exemplo de um mês:
| Item | Valor |
|---|---|
| Estoque inicial | R$ 18.000,00 |
| Compras do mês | R$ 22.000,00 |
| Estoque final | R$ 16.500,00 |
| Consumo (CMV em R$) | R$ 23.500,00 |
| Faturamento | R$ 80.000,00 |
| CMV em % | 29,4% |
Se o estoque final estiver errado em R$ 3.000,00, o CMV muda quase quatro pontos percentuais. Por isso a contagem importa. Se quiser testar com seus números, a calculadora de CMV faz essa conta sem cadastro.
Como registrar entradas, saídas e perdas?
São três tipos de movimento. Cada um precisa de quantidade, unidade e, na entrada, o custo.
Entrada
Toda compra que chega vira entrada: insumo, quantidade, preço, validade e fornecedor. A conferência na porta é onde nasce o dado certo. Pese, confira a temperatura de refrigerados e a data de validade antes de assinar.
Saída
Saída é o consumo pela produção. Em um restaurante sem PDV integrado, a saída exata de cada porção vendida não existe; o que se registra é a retirada para a produção (o que a cozinha pegou do estoque) e, no fechamento, a contagem acerta a diferença.
Perda
Perda é o que sai sem virar prato: vencido, caiu no chão, queimou, devolveu. Registre sempre com motivo. Perda sem motivo não ensina nada. Com o motivo, você descobre se o problema é compra grande demais, armazenamento ruim ou erro de preparo.
| Movimento | O que registrar | Quando |
|---|---|---|
| Entrada | Insumo, quantidade, preço, validade, fornecedor | No recebimento |
| Saída | Insumo, quantidade, destino (produção) | Na retirada |
| Perda | Insumo, quantidade, motivo | No momento em que acontece |
| Contagem | Quantidade física de cada item | Semanal ou mensal |
O maior inimigo do registro é a fricção. Se lançar uma perda exige abrir computador, ninguém lança. No Cumbaru, entrada, saída, perda e contagem podem ser enviadas por mensagem ou áudio no WhatsApp (“entrou 20 kg de tomate a 6,50”), e cada operação volta com um código para desfazer se houve erro de digitação.
Como definir estoque mínimo e lista de compras?
Estoque mínimo é a quantidade abaixo da qual você precisa comprar. Uma forma simples de calcular:
Estoque mínimo = consumo médio diário × prazo de entrega (em dias) + folga de segurança
Exemplo para o queijo muçarela: consome 3 kg por dia, o fornecedor entrega em 2 dias e você quer uma folga de 1 dia.
- Consumo no prazo: 3 kg × 2 = 6 kg
- Folga de 1 dia: 3 kg
- Estoque mínimo: 9 kg
Quando o saldo cai abaixo de 9 kg, é hora de pedir. Com o mínimo definido por insumo, a lista de compras sai sozinha: tudo que está abaixo do mínimo entra na lista, com a quantidade sugerida para repor. No Cumbaru, o alerta de mínimo aparece no app e a lista de compras pode ser enviada pelo WhatsApp.
Revise os mínimos a cada mudança de cardápio ou de sazonalidade. Um mínimo de fevereiro raramente serve para dezembro.
Como controlar a validade dos produtos?
Validade é custo. Todo lote vencido é dinheiro jogado fora. Quatro hábitos resolvem a maior parte:
- Etiquetar na entrada, com data de recebimento e validade.
- Usar o que vence primeiro, mesmo que tenha chegado depois. Esse princípio tem nome: FEFO, e a diferença para o PEPS está neste guia.
- Olhar a lista de vencimentos toda semana, não só quando sente o cheiro.
- Registrar a perda por vencimento com o motivo “validade”. Se o mesmo item aparece toda semana, a compra está grande demais.
Preparos feitos na casa (molhos, fundos, massas) também têm validade, e ela precisa estar na etiqueta do recipiente, com a data de produção.
O que é curva ABC e como priorizar o estoque?
Nem todo item merece o mesmo cuidado. A curva ABC ordena os insumos pelo valor consumido no mês:
- A: poucos itens, cerca de 80% do valor consumido. Controle de perto.
- B: valor intermediário. Controle regular.
- C: muitos itens, pouco valor. Controle simples.
Exemplo com consumo mensal de R$ 20.000,00:
| Insumo | Consumo no mês | % do total | % acumulado | Classe |
|---|---|---|---|---|
| Carne bovina | R$ 7.000,00 | 35% | 35% | A |
| Queijo | R$ 4.000,00 | 20% | 55% | A |
| Frango | R$ 3.000,00 | 15% | 70% | A |
| Azeite | R$ 2.000,00 | 10% | 80% | A |
| Tomate | R$ 1.200,00 | 6% | 86% | B |
| Farinha | R$ 1.000,00 | 5% | 91% | B |
| Arroz | R$ 800,00 | 4% | 95% | B |
| Temperos | R$ 600,00 | 3% | 98% | C |
| Descartáveis | R$ 400,00 | 2% | 100% | C |
Os quatro itens A somam 80% do consumo. Conte esses toda semana, negocie preço com atenção e olhe a perda deles primeiro. Os itens C podem ser contados uma vez por mês.
Qual a rotina diária e semanal de controle de estoque?
Todo dia (10 a 15 minutos):
- Conferir e lançar as entradas do dia.
- Lançar as perdas ocorridas.
- Olhar os alertas de estoque mínimo e de validade.
Toda semana:
- Contar os itens da classe A.
- Comparar o saldo contado com o saldo do sistema ou da planilha e investigar diferenças.
- Fechar a lista de compras da semana seguinte.
Todo mês:
- Fazer a contagem completa para o CMV (veja como fazer o inventário de estoque).
- Revisar os mínimos e os itens parados.
- Comparar o CMV real com o CMV esperado pelas fichas técnicas.
A comparação do último item é a mais valiosa. Se as fichas técnicas dizem que o CMV deveria ser 28% e o estoque mostra 31%, há três pontos percentuais escapando por perda, porção acima da ficha ou erro de registro.
Planilha ou sistema para controle de estoque?
Depende do tamanho e da disciplina.
| Planilha | Sistema | |
|---|---|---|
| Custo | Grátis | Mensalidade |
| Entrada de dados | Manual, no computador | Pode ser por celular ou mensagem |
| Custo médio | Fórmula própria | Calculado automaticamente |
| Validade e alertas | Manual | Automáticos |
| Ligação com a ficha técnica | Fórmulas à mão | Recalcula sozinho |
| Risco | Fórmula quebrada, versão errada | Depende de o time lançar |
Para uma operação pequena, com poucos insumos e uma pessoa responsável, planilha funciona. O ponto de virada costuma ser quando o estoque tem dezenas de itens, mais de uma pessoa lança e o custo precisa chegar até as fichas. Aí a planilha vira trabalho extra.
Um sistema só funciona se o time lança. Por isso escolha o que reduz o atrito: se a cozinha já usa o WhatsApp, lançar por áudio tende a durar mais que um formulário. O Cumbaru não é um ERP: não emite nota fiscal, não tem frente de caixa e não gerencia vários depósitos. Ele cobre saldo, lote, validade, perda, contagem e custo médio, que é o que o CMV exige. Os planos estão em cumbaru.com.
Perguntas frequentes
Qual o primeiro passo para controlar o estoque de um restaurante?
Faça uma contagem completa hoje e registre quantidade e custo de cada item. Esse é o seu estoque inicial. Depois passe a lançar entradas e perdas e conte de novo no fim do período.
Com que frequência devo contar o estoque?
Itens da curva A, toda semana. Estoque completo, uma vez por mês, no fechamento do CMV. Itens de alto risco (carnes, frutos do mar) podem pedir contagem mais frequente.
Preciso controlar o estoque de tudo, até do sal?
Não. Itens de baixo valor e consumo difuso (sal, óleo de fritura, descartáveis baratos) podem ficar fora do controle individual. O custo deles entra na ficha por estimativa, e o foco fica nos itens A e B.
O controle de estoque substitui a ficha técnica?
Não, os dois se complementam. A ficha técnica diz quanto deveria custar o prato; o estoque diz quanto foi realmente consumido. A diferença entre os dois mostra a perda.
O estoque do restaurante precisa de múltiplos depósitos ou endereçamento?
Para a maioria dos restaurantes, não. Uma despensa, uma câmara e um freezer exigem organização física, mas não um sistema de localização. O que importa é saldo, validade e custo.