Inventário de estoque de restaurante: como fazer a contagem
O inventário é a contagem física que diz o que você realmente tem. É dele que sai o estoque final, e é dele que depende o CMV do mês.
O inventário de estoque do restaurante é a contagem física de tudo o que está guardado, comparada com o saldo registrado. Para fazer, você congela as movimentações, conta item por item na unidade certa, anota a quantidade, compara com o saldo do sistema ou da planilha e investiga as diferenças. O valor total contado vira o estoque final, peça central do CMV.
Sem essa contagem, o CMV do mês é suposição. Com ela, é número que você consegue defender.
O que é inventário de estoque e para que serve?
Inventário é conferir a realidade contra o registro. O registro diz que há 12,400 kg de queijo; a contagem diz que há 10,900 kg. Essa diferença de 1,500 kg é informação: pode ser perda não lançada, porção acima da ficha, erro de lançamento ou, em alguns casos, desvio.
O inventário serve a três coisas:
- Fechar o CMV com estoque final verdadeiro.
- Corrigir o saldo, para que as compras e alertas partam de números certos.
- Revelar problemas de perda, porcionamento e processo.
Qual a diferença entre inventário completo e rotativo?
| Inventário completo | Inventário rotativo | |
|---|---|---|
| O que conta | Todos os itens de uma vez | Parte dos itens, em ciclos |
| Quando | Fim do mês ou do período | Diário ou semanal |
| Tempo gasto | Longo (horas) | Curto (15 a 30 minutos) |
| Uso principal | Fechar o CMV | Detectar desvios cedo |
| Risco | Contar com pressa e errar | Ficar sem visão do total |
Na prática, os dois convivem. O rotativo foca nos itens de maior valor ou maior risco (a curva A, explicada no guia de controle de estoque) e acontece toda semana. O completo fecha o mês. Quem faz bem o rotativo chega ao completo com poucas surpresas.
Com que frequência fazer a contagem de estoque?
Uma regra que funciona para a maioria:
- Itens de alto valor e perecíveis (carnes, queijos, frutos do mar, bebidas caras): semanal, às vezes duas vezes por semana.
- Itens de médio valor (hortifruti, laticínios, secos de giro rápido): quinzenal.
- Itens de baixo valor e giro lento (temperos, descartáveis): mensal.
- Todos os itens: no fechamento do mês, em data fixa.
A data do inventário completo precisa ser a mesma todo mês, de preferência logo depois do último serviço do período, para que o estoque final de um mês seja exatamente o estoque inicial do seguinte.
Como fazer a contagem de estoque passo a passo?
1. Escolha o momento
Conte com o restaurante fechado ou, no mínimo, sem entrada de mercadoria e sem retirada. Se a cozinha precisa pegar insumos durante a contagem, anote o que saiu e ajuste depois.
2. Organize antes de contar
Junte itens iguais no mesmo lugar. Fechado com fechado, aberto com aberto. Descarte o vencido e registre como perda antes, para não contá-lo como saldo.
3. Prepare a lista
Tenha em mãos a lista de itens com a unidade de contagem definida. Se possível, ordene a lista na mesma sequência física da despensa, câmara e freezer. Isso evita pular item.
4. Conte com duas pessoas
Uma conta, outra anota. Itens de valor alto podem ser contados por uma segunda pessoa, de forma independente.
5. Pese o que está aberto
Embalagem fechada se conta por unidade. Embalagem aberta se pesa ou se estima com critério (meia lata, um terço do saco). Registre a regra e use sempre a mesma.
6. Registre a contagem
Lance a quantidade contada de cada item. Nesse passo não corrija nada: anote o que existe, não o que deveria existir.
7. Compare, investigue e ajuste
Só depois da contagem, compare com o saldo registrado. Investigue as maiores diferenças em R$ antes de ajustar. Depois ajuste o saldo para a quantidade contada.
No Cumbaru, a contagem pode ser feita pelo WhatsApp (por texto ou áudio) ou no app, e o ajuste do saldo é feito a partir da contagem, mostrando o impacto em reais da diferença antes de você confirmar.
Contar em unidade de compra ou de uso?
Esse é um dos erros que mais bagunçam o inventário. A unidade de compra é como o insumo chega (caixa, saco, lata). A unidade de uso é como a cozinha consome (kg, g, litro, unidade). Se uma unidade é confundida com a outra, o saldo vira bagunça.
Exemplo: tomate pelado vem em caixa com 6 latas de 2,5 kg cada, ou seja, 15 kg por caixa.
| O que está na despensa | Conta | Em kg |
|---|---|---|
| 3 caixas fechadas | 3 × 15 kg | 45,00 kg |
| 2 latas fechadas soltas | 2 × 2,5 kg | 5,00 kg |
| 1 lata aberta, cerca de metade | 0,5 × 2,5 kg | 1,25 kg |
| Total | 51,25 kg |
O que importa:
- Defina uma unidade de saldo por insumo (normalmente a de uso, como kg ou litro) e converta tudo para ela.
- Registre a equivalência da embalagem uma vez (1 caixa = 15 kg), para não recalcular a cada contagem.
- Nunca misture categorias. Peso se converte em peso, volume em volume. Converter litro em quilo exige densidade, e isso deve ser um cadastro consciente, não um chute.
- Conte na unidade mais fácil de verificar. Contar 3 caixas é mais rápido e menos propenso a erro do que pesar 45 kg de latas.
O que as divergências de estoque revelam?
Diferença entre saldo registrado e contado não é só erro de conta. Ela costuma apontar uma destas causas:
| Sintoma | Causa provável |
|---|---|
| Falta recorrente do mesmo item | Porção servida acima da ficha ou perda não lançada |
| Sobra de um item | Entrada não registrada ou saída lançada em dobro |
| Falta em itens de alto valor | Desperdício, furto ou erro de recebimento |
| Diferença de um item para outro parecido | Troca de cadastro (lançou o item errado) |
| Muita diferença em tudo | Processo de registro frágil |
Para decidir o que investigar, ordene as diferenças por valor em R$, não por quantidade. Faltar 2 kg de camarão pesa mais que faltar 5 kg de farinha.
Um exemplo de leitura: o queijo tem diferença de 1,500 kg a R$ 42,00 o quilo, o que dá R$ 63,00 de falta no mês. Se no mês seguinte a falta se repete, vale pesar a porção servida na pizza por uma semana. A ficha técnica diz 40 g; se a mão da cozinha serve 50 g, a diferença de 10 g por pizza explica boa parte do desvio.
Como o inventário entra no cálculo do CMV?
O inventário gera os dois números de estoque da fórmula:
CMV = estoque inicial (EI) + compras − estoque final (EF)
- EI é o inventário do fechamento anterior.
- Compras são as notas e recibos do período.
- EF é o inventário de hoje.
| Item | Valor |
|---|---|
| Estoque inicial (EI) | R$ 18.000,00 |
| Compras | R$ 22.000,00 |
| Estoque final (EF) | R$ 16.500,00 |
| Consumo no período | R$ 23.500,00 |
| Faturamento | R$ 80.000,00 |
| CMV | 29,4% |
Se a contagem esquecer um freezer inteiro, o EF fica baixo demais, o consumo parece maior e o CMV sobe sem motivo real. O contrário (contar a mais, ou contar item vencido) esconde CMV. É por isso que a data fixa, a lista completa e a conferência importam tanto. Veja o passo a passo da conta em como calcular o CMV e teste os seus números na calculadora de CMV.
Para saber se o resultado está bom, compare com a meta em CMV ideal para restaurante.
Quais os erros mais comuns no inventário?
- Contar com o restaurante em movimento. Alguém pega, alguém repõe, e a contagem nunca fecha.
- Esquecer áreas. Freezer de apoio, bar, estoque de produtos prontos e prateleira de cima são os campeões.
- Misturar unidades. Contar caixa como se fosse unidade ou kg como se fosse litro.
- Contar item vencido como saldo. O que não pode ser servido deve virar perda antes da contagem.
- Ajustar antes de investigar. Se você corrige o saldo sem entender a diferença, o problema volta no mês seguinte e ninguém sabe por quê.
- Esquecer os preparos. Molhos, fundos e massas prontos na câmara também são estoque e têm valor.
- Mudar a data de fechamento todo mês. O período fica irregular e a comparação perde sentido.
Perguntas frequentes
Quanto tempo leva um inventário de restaurante?
Depende do número de itens e da organização. Em uma operação pequena, com lista pronta e dois contadores, o completo costuma levar de uma a duas horas. O rotativo semanal leva de 15 a 30 minutos.
Posso fazer inventário sem parar o restaurante?
Dá para fazer o rotativo durante a operação, em itens específicos. O completo exige um momento sem movimentação, normalmente depois do último serviço do dia de fechamento.
Quem deve contar o estoque?
De preferência, quem não é o responsável direto pelas compras e pelo recebimento. Contar com duas pessoas, uma lendo e outra anotando, reduz erro e também dá segurança a todos.
O que fazer quando o estoque contado é maior que o do sistema?
Procure a entrada não registrada ou a saída lançada em dobro. Sobra também é divergência. Depois de investigar, ajuste o saldo para a quantidade contada.
Preciso contar itens de baixo valor, como sal e guardanapo?
Não item a item. Para esses, uma estimativa por prateleira cheia, meia ou vazia costuma bastar, e o foco fica nos itens de maior valor.